Wie wir beim Kunden Irle Rolls (Walzenhersteller)
Suchzeiten um 60% reduzieren konnten

Wie viel Zeit geht im Alltag verloren, weil Wissen nicht schnell auffindbar ist?

Case Study

Wenn der Produktionsleiter ausfällt – und trotzdem alles weiterläuft

60 % weniger Suchzeit durch einen KI-gestützten Wissensspeicher. Antworten in Sekunden – strukturiert, mit Quellenangabe und ausschließlich auf Basis interner Daten.

„Wenn Ihr wichtigster Wissensträger morgen ausfällt – läuft Ihr Unternehmen trotzdem weiter?“

Ausgangssituation

Bei unserem Kunden Irle Rolls war die Produktionsleitung der zentrale Wissensanker im Unternehmen. Entscheidungswissen, Erfahrungswerte und Prozesslogiken lagen zu großen Teilen im Kopf einer einzigen Person.

Damit entstand eine klassische Abhängigkeit von Schlüsselwissen: Vieles war bekannt, aber nicht strukturiert dokumentiert oder für andere Teams schnell nutzbar. Genau das wurde im Alltag zunehmend zum Engpass.

Prozesswissen war nicht strukturiert dokumentiert
Entscheidungen waren historisch schwer nachvollziehbar
Engpässe wurden nicht systematisch analysiert
Teams warteten häufig auf Rückmeldung

Die Herausforderung

Fällt eine solche Schlüsselperson aus, entsteht sofort operative Unsicherheit. Prozesse verlangsamen sich, Entscheidungen werden vertagt und Produktivität sinkt. Gleichzeitig steigt der Abstimmungsaufwand im Unternehmen deutlich an.

Das eigentliche Problem ist nicht nur die Abwesenheit einer Person, sondern das fehlende System dahinter: Wissen ist vorhanden, aber nicht transparent, nicht schnell auffindbar und nicht für das Team verfügbar.

Die Realität:

Prozesse stockten
Wissen war nicht transparent zugänglich
Führungskräfte wurden zur Engpassstelle

Die Lösung

Das vorhandene Erfahrungswissen wurde strukturiert erfasst und in einen spezialisierten ONTIV-AI-Chatbot überführt. Dieser greift ausschließlich auf interne Daten zu und funktioniert ohne offene Internetanbindung.

So wurde aus personengebundenem Wissen ein zentral nutzbarer Wissensspeicher. Mitarbeitende können Fragen direkt stellen und erhalten schnell strukturierte Antworten mit Bezug auf vorhandene interne Quellen.

Typische Fragen im Alltag:

„Wie dokumentieren wir Störung XY?“

„Welche Maßnahmen wurden 2022 beschlossen?“

„Gab es bereits ähnliche Probleme?“

Das Ergebnis

Durch die Verfügbarkeit des internen Wissens über ONTIV AI konnten Suchzeiten massiv reduziert und die Produktionsleitung deutlich entlastet werden. Entscheidungen wurden schneller vorbereitet und Wissen stand dem Team unabhängig von einzelnen Personen zur Verfügung.

Der Nutzen war nicht nur operativ sichtbar, sondern auch organisatorisch: Prozesse wurden stabiler, Entscheidungsgrundlagen transparenter und Teams arbeiteten sicherer mit vorhandenem Erfahrungswissen.

60 % weniger Suchzeit
deutliche Entlastung der Produktionsleitung
transparente Entscheidungsgrundlagen
stabilere Prozesse
motivierteres Team

Fazit

ONTIV AI sichert Erfahrungswissen, bevor es verloren geht. Nicht als Ersatz für Menschen, sondern als digitale Entlastung und Stabilisierung des operativen Geschäfts.

Gerade in Unternehmen mit viel implizitem Wissen zeigt sich schnell, wie groß der Hebel ist: Wenn Wissen verfügbar, nachvollziehbar und schnell auffindbar wird, steigen Stabilität, Geschwindigkeit und Handlungssicherheit im Alltag deutlich.

FAQ: Wissen im Unternehmen mit KI sichern

Warum ist personengebundenes Wissen im Unternehmen ein Risiko?

Weil Prozesse, Entscheidungen und Erfahrungswerte bei Ausfall, Urlaub oder Kündigung einer Schlüsselperson nur eingeschränkt verfügbar sind. Das führt zu Verzögerungen, Unsicherheit und Produktivitätsverlust.

Wie hilft ONTIV AI dabei, Wissen zu sichern?

ONTIV AI macht internes Wissen strukturiert nutzbar. Erfahrungen, Entscheidungen und Prozesslogiken werden erfasst und so bereitgestellt, dass Teams Fragen direkt stellen und schneller belastbare Antworten erhalten können.

Was bringt ein KI-gestützter Wissensspeicher im Alltag?

Er reduziert Suchzeiten, entlastet Wissensträger, verbessert die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und macht internes Wissen für mehrere Teams gleichzeitig nutzbar.

Ist der Zugriff auf sensible Unternehmensdaten dabei sicher?

Ja. In diesem Use Case greift der ONTIV-AI-Chatbot ausschließlich auf interne Daten zu. Dadurch bleibt Wissen kontrolliert im Unternehmen und wird nicht über öffentliche Systeme verarbeitet.

Für welche Unternehmen ist dieser Use Case besonders relevant?

Besonders für Unternehmen, in denen viel Erfahrungswissen bei einzelnen Fach- oder Führungskräften liegt und operative Abläufe stark von diesem Wissen abhängen.

Welcher konkrete Effekt wurde in diesem Fall erreicht?

Der wichtigste messbare Effekt war eine Reduzierung der Suchzeit um 60 Prozent. Gleichzeitig wurden Prozesse stabiler und die Produktionsleitung spürbar entlastet.

Nächster Schritt

Sie möchten prüfen, wie ONTIV AI Erfahrungswissen in Ihrem Unternehmen sichern und für Teams dauerhaft nutzbar machen kann? Dann zeigen wir Ihnen gerne, wie aus personengebundenem Wissen ein strukturiert nutzbarer Unternehmenswert wird.